La complejidad de las funciones en la administración de las entidades actuales hace imprescindible la sistematización de las relaciones entre los elementos que intervienen en el desempeño de los mismos. Así es como surgen los manuales administrativos como instrumentos importantes de comunicación de toda entidad que busque mantener una lógica adecuada en su administración.
El Manual de Calidad constituye el documento esencial del Sistema de Gestión de la Calidad, aprobado por la máxima autoridad de la institución. En él se coloca una revisión detallada, por escrito, de la organización formal de la entidad. Se realiza a través de la descripción de los objetivos, funciones, procesos, normativas y la responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
OBJETIVOS
- Ofrecer orientación a docentes, no docentes y estudiantes, para facilitar el cumplimiento de sus funciones en la entidad.
- Propiciar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para contribuir con la correcta planificación y ejecución del presupuesto, para el funcionamiento de los procesos universitarios.
CONTENIDO
El contenido del presente manual está desglosado por capítulos y documentos ordenados bajo un orden lógico de presentación de la información, los cuales son:
Capítulo I “Presentación de la entidad”, expresa la información que distingue la Universidad, desde sus antecedentes históricos, hasta los deberes y derechos de sus trabajadores.
Capítulo II “Organización de los procesos en la entidad”. Inicia con la determinación de las partes integrantes del sistema de gestión, los términos esenciales para organizar el funcionamiento de la entidad, las referencias normativas e incluye los elementos que componen la gestión por procesos de la Universidad.
Capítulo III “Sistema de control de la organización”. Recoge los componentes funcionales del sistema y el cronograma aprobado para la realización anual de las acciones de control en la entidad.
Capítulo IV “Actualización del Manual de Organización”:
Presenta los responsables, causas y breves indicaciones para la
revisión y modificación del manual, teniendo en cuenta que la dinámica
de los procesos que conforman la organización, requieren de
actualización y revisión constante para garantizar el funcionamiento
óptimo y eficiente de la Universidad.